コスト削減会議の議事録テンプレートと書き方のポイントを解説。削減提案のROI記録からアクションアイテム管理まで網羅。
コスト削減会議は、企業の収益改善に直結する重要な会議体です。 経費の見直しから業務プロセスの効率化まで、幅広いテーマが議論されます。 この記事では、コスト削減会議の議事録の書き方とテンプレートを解説します。
コスト削減会議の目的
コスト削減会議では、以下のようなテーマを中心に議論を行います。
- 固定費（オフィス賃料、リース料、保険料）の見直し
- 変動費（消耗品、外注費、交通費）の削減策
- 業務プロセスの自動化・効率化によるコスト低減
- サブスクリプション・SaaSの棚卸し
- エネルギーコスト（電気・ガス・水道）の最適化
議事録には削減額の見込みと実施スケジュールを必ず記録し、 次回会議でのフォローアップに活用します。
議事録の基本構成
- 会議情報：日時、場所、出席者、議長、記録者
- 前回アクションの進捗確認
- コスト現状報告：部門別・項目別の支出データ
- 削減提案と議論：各提案の効果・リスク・実現性
- 決定事項：採用された施策と見込み削減額
- アクションアイテム：担当者・期限・KPI
- 次回予定
テンプレート・記入例
コスト削減会議 議事録
日時：2026年○月○日（○）10:00〜11:30
場所：本社8階 経営会議室
出席者：CFO 中村、経理部長 木村、総務部 渡辺、IT部 伊藤、購買部 小林（記録）
1. 前回アクション進捗
・渡辺：オフィス賃料の交渉 → 完了。月額5万円（年間60万円）の減額で合意。
・伊藤：未使用SaaS棚卸し → 完了。5ツール解約済み（月額合計12万円削減）。
2. コスト現状報告
・Q1の全社経費は前年同期比+8%。主因は外注費の増加（+22%）とエネルギーコスト（+15%）。
・一方、消耗品費はペーパーレス化で-12%と改善。
3. 削減提案と議論
提案A：外注業務の内製化（伊藤）
・現状：月額80万円の外注費（Webサイト保守・データ入力）
・提案：データ入力をRPAで自動化、Web保守を社内IT部で対応
・見込み削減額：月額50万円（年間600万円）
・中村：初期投資（RPA導入200万円）のROIは4ヶ月。進めてよい。
提案B：エネルギーコスト削減（渡辺）
・現状：電力契約の見直しなし（3年間同一プラン）
・提案：新電力への切替＋LED照明への全面更新
・見込み削減額：年間120万円
・木村：LED更新の初期費用は約150万円。1年3ヶ月で回収可能。承認。
提案C：出張費の削減（小林）
・現状：月平均出張費45万円
・提案：原則オンライン会議、月2回までの出張上限設定
・佐藤（営業部・オブザーバー）：顧客初回訪問は対面を維持したい
・決定：新規顧客初回のみ対面許可、それ以外は上限ルール適用
4. 決定事項まとめ
・RPA導入による外注費内製化を承認（年間600万円削減見込み）
・新電力切替＋LED更新を実施（年間120万円削減見込み）
・出張費上限ルールを来月から試験運用
5. アクションアイテム
・伊藤：RPAベンダー3社の比較見積り取得（期限：○月○日）
・渡辺：新電力3社への見積り依頼＋LED業者選定（期限：○月○日）
・小林：出張費上限ルールのガイドライン策定（期限：○月○日）
・木村：Q2予算への反映（期限：○月○日）
次回：○月○日（○）10:00〜 議題：RPA導入進捗、電力切替状況、出張ルール運用結果
書き方のポイント
- 金額を必ず明記：「コスト削減」を語るなら数字が命。現状額・削減見込額・初期投資額を記載
- ROI（投資対効果）を示す：初期投資がある場合は回収期間を明記し、意思決定の根拠にする
- 賛否の論点を記録：反対意見やリスク指摘も記録することで、後から判断の妥当性を検証できる
- 前回比較を入れる：前期比・前年同期比のデータで改善/悪化の傾向を把握
- KPIを設定：各施策の効果測定指標を決めておくと次回のフォローアップが容易
まとめ
コスト削減会議の議事録は、金額と期限を明確に記録することが最重要です。 提案の背景・見込み効果・リスクを漏れなく記載し、 アクションアイテムにKPIを設定することで、 次回会議で確実にフォローアップできる仕組みを作りましょう。
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