新人・新入社員のための議事録の取り方完全ガイド｜初めてでも失敗しない方法

初めて議事録を任された新人のあなたへ

「次の会議、議事録お願いね」——新人・新入社員が最初に任される仕事のひとつが議事録の作成です。しかし、議事録の書き方を丁寧に教えてもらえる機会は少なく、「何を書けばいいかわからない」「話についていけない」と不安を感じる方がほとんどです。

この記事では、新人が初めて議事録を任されたときの心構え・事前準備・会議中のメモ術・議事録の構成・上司への確認方法まで、完全ガイドとして解説します。よくある失敗パターンと対策も紹介するので、安心して会議に臨めるようになります。

議事録作成が新人に任される理由

「なぜ新人がやるの？」と疑問に思うかもしれませんが、議事録作成は新人にとって大きな成長機会です。

• 業務理解が進む：会議の内容を正確に把握しようとすることで、プロジェクトや社内の仕組みへの理解が加速する
• 社内の人間関係がわかる：誰がどんな役割で、どんな発言力を持っているか把握できる
• 要約力・文章力が鍛えられる：話を聞いて要点を整理するスキルはあらゆる業務で活きる
• 信頼を得るチャンス：質の高い議事録を出せば、「仕事ができる新人」として一目置かれる

議事録は単なる雑用ではなく、ビジネススキルの基礎トレーニングです。前向きに取り組みましょう。

会議前の準備が8割を決める

議事録の出来は事前準備で8割が決まると言っても過言ではありません。以下の5ステップを会議前に必ず行いましょう。

1. アジェンダ（議題）を入手する

会議の招集者や上司に、当日のアジェンダ（議題リスト）を事前に確認しましょう。アジェンダがあれば、「何について話すか」がわかるので、メモの構成を事前に作れます。

• アジェンダが共有されていない場合は、「議事録を担当するので、議題を教えていただけますか？」と自分から聞く
• 議題ごとにメモ欄を用意したテンプレートを事前に作成しておく

2. 参加者リストを確認する

誰が参加するかを事前に把握し、名前・役職・部署をメモしておきましょう。会議中に「誰の発言か」を記録するために必須です。

• 顔と名前が一致しない場合は、座席表を作る or 隣の先輩に教えてもらう
• オンライン会議なら表示名を確認しておく

3. 前回の議事録を読む

定例会議であれば、前回の議事録に必ず目を通すこと。前回の決定事項や持ち越し事項を把握していないと、今回の議論の文脈がつかめません。

4. 関連する専門用語を調べる

新人にとって最大の壁は「話の内容がわからない」こと。議題に関連する専門用語や略語を事前に調べておくと、メモの精度が格段に上がります。

• 社内独自の用語（プロジェクト名、システム名など）は先輩に聞く
• 業界用語は事前にネットで調べておく

5. メモの環境を整える

PCでメモを取るか、手書きかを事前に決め、環境を整えましょう。

• PC推奨：タイピングが速ければPCが有利。議題ごとの見出しを事前に作っておく
• 手書き：タイピングが苦手なら無理にPCを使わず、手書きでOK。清書は後で行う
• 録音の許可：可能であれば録音許可を取っておくと安心。聞き逃しを後から確認できる

会議中のメモ術5つのコツ

会議が始まったら、以下の5つのコツを意識してメモを取りましょう。

1. 全部書こうとしない

新人が最もやりがちな失敗は、発言を一字一句書こうとすることです。議事録は「記録」であって「速記」ではありません。

• 決定事項：何が決まったか
• アクションアイテム：誰が、何を、いつまでにやるか
• 重要な論点：なぜその結論に至ったかの理由

この3つに集中すれば、議事録として十分な品質になります。

2. 「誰が言ったか」を記録する

発言者の記録は、後から議事録を読む人にとって非常に重要です。特に意思決定に関わる発言は、必ず発言者名を添えましょう。

• 「部長：来月までに見積もりを取る」のように略記でOK
• 雑談や脱線部分の発言者記録は不要

3. 略語・記号を活用する

メモのスピードを上げるために、自分なりの略語・記号を決めておきましょう。

• ★：決定事項
• →：アクションアイテム（誰が何をするか）
• ？：確認が必要な点、聞き逃した点
• △：保留・持ち越し事項

4. わからないことは印をつけて後で確認

会議中に内容がわからなくなっても、メモを止めないことが大切です。聞き取れたキーワードだけでもメモしておき、「？」マークを付けておけば、後から先輩に確認できます。

会議の流れを止めて質問するのが難しい場合は、休憩時間や会議後に確認すれば大丈夫です。

5. 時間を意識して区切りをつける

議題が変わったタイミングで区切り線を入れる習慣をつけましょう。後から整理する際に、どこからどこまでがひとつの議題かが明確になります。

議事録の基本構成テンプレート

会議後、メモをもとに以下の構成で議事録を清書しましょう。新人のうちはこのテンプレートに沿って書くだけでOKです。

議事録の基本フォーマット

• 会議名：○○定例会議 / ○○プロジェクトキックオフ
• 日時：2026年○月○日（○）10:00〜11:00
• 場所：第1会議室 / Zoom
• 参加者：○○部長、△△課長、□□（議事録担当）
• 議題：各議題の要約
• 決定事項：箇条書きで明記
• アクションアイテム：担当者・期限とセットで記載
• 次回予定：次回の日時・議題（わかれば）

書き方のポイント

• 客観的に書く：自分の感想や解釈は入れない
• 体言止めを活用：「〜することに決定」「〜を検討」のように簡潔に
• 具体的な数字・日付を入れる：「近々」ではなく「3月15日まで」と明記
• 1文を短くする：1文50文字以内を目安に

上司への確認・提出のコツ

議事録を書いたら、提出前に必ず確認プロセスを踏みましょう。

提出までのステップ

• 会議後30分以内に下書きを完成させる（記憶が鮮明なうちに）
• 「？」マークの箇所を先輩に確認する（会議直後がベスト）
• 誤字脱字・固有名詞をチェックする（人名・プロジェクト名は特に注意）
• 上司に確認依頼を出す（「議事録のご確認をお願いします」と一言添える）
• フィードバックを反映して最終版を共有する

確認依頼のコツ

• 「特に★の決定事項について、認識に相違がないかご確認ください」と確認ポイントを絞ると、上司も確認しやすい
• 最初のうちは会議当日中に提出を目標にする。翌日以降だと内容の正確性が下がる
• 上司から修正が入ったら、同じミスを繰り返さないようメモしておく

新人がやりがちな議事録の失敗5選と対策

失敗1：発言を一字一句書こうとして追いつかない

対策：「決定事項」「アクションアイテム」「重要な論点」の3つに絞ってメモする。完璧を目指さず、キーワードだけでも拾う。

失敗2：専門用語がわからず内容が理解できない

対策：事前にアジェンダを入手し、関連用語を調べておく。会議中はカタカナ語や略語をそのままメモし、後で調べる。

失敗3：誰の発言かわからなくなる

対策：参加者リストを事前に準備し、発言者名の略称を決めておく。座席表をメモしておくと、声の方向で判別しやすい。

失敗4：決定事項と議論中の話を区別できない

対策：「では、○○ということで」「○○に決めましょう」などの締めのフレーズに注意する。★マークで決定事項を明確に区別する。

失敗5：提出が遅くなり、内容が曖昧になる

対策：会議後30分以内に下書き完成をルール化する。完璧な文章でなくても、箇条書きでいいのでとにかく早く書き出す。

AI議事録ツールで新人の負担を軽減

最近では、AI議事録ツールを導入する企業が増えています。AIが会議の音声を自動で文字起こしし、要点を整理してくれるため、新人が議事録作成で感じる負担を大幅に軽減できます。

• 聞き逃しの不安が解消：録音＋自動文字起こしで、後から正確に確認できる
• メモに集中しなくていい：会議の内容理解に集中でき、学びの効率もアップ
• 議事録の下書きが自動生成：要点整理やアクションアイテムの抽出もAIが対応
• 清書の時間が大幅短縮：手書きなら30〜60分かかる清書が、確認・修正だけで完了

AI議事録ツールは「新人の代わりに書く」のではなく、「新人の学びをサポートしながら品質を担保する」ツールです。ツールに頼りつつ、議事録スキルを着実に身につけていきましょう。

まとめ：議事録は新人最強のビジネス基礎トレーニング

議事録作成は、一見地味な仕事に見えますが、「聞く力」「要約力」「文章力」「業務理解」を同時に鍛えられる、新人にとって最強のトレーニングです。

大切なのは以下の3つです。

• 事前準備を徹底する：アジェンダ入手、参加者確認、用語調べ
• 全部書こうとしない：決定事項・アクションアイテム・重要論点の3つに集中
• 会議後すぐに清書する：30分以内の下書き完成を目指す

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