電子帳簿保存法への対応方法｜3つの保存区分と実務ポイント

2024年1月から、電子取引データの電子保存が完全義務化されました。 メールで受け取った請求書やPDFの領収書を印刷して保管する運用はもう認められません。

本記事では、電子帳簿保存法の概要から、中小企業が最低限やるべき対応、 具体的な保存方法まで、わかりやすく解説します。

1. 電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（電帳法）は、税法で保存が義務付けられている帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。 1998年に制定され、2022年・2024年の改正で大幅に要件が緩和・義務化されました。

中小企業が特に注意すべきポイントは、2024年1月から電子取引データの電子保存が完全義務化されたことです。 猶予措置（宥恕規定）は2023年末で終了しており、すべての事業者が対応する必要があります。

2. 3つの保存区分を理解する

電子帳簿保存法には3つの保存区分があります。

① 電子帳簿等保存

会計ソフトで作成した帳簿や決算書類をそのまま電子データで保存するもの。 任意の制度で、対応すると「優良な電子帳簿」として過少申告加算税の軽減措置を受けられます。

② スキャナ保存

紙で受け取った請求書・領収書等をスキャナやスマホで読み取り、電子データで保存するもの。 任意の制度ですが、対応するとペーパーレス化が進みます。

③ 電子取引データの保存（義務）

メール・クラウドサービス・EDI等で授受した取引データ（請求書PDF、領収書メール等）を 電子データのまま保存する義務。2024年1月から全事業者に義務化。

3. 電子取引データの保存要件

電子取引データの保存には、以下の要件を満たす必要があります。

• 真実性の確保（以下のいずれか）：
  • タイムスタンプが付与されたデータを受領
  • 受領後速やかにタイムスタンプを付与
  • 訂正・削除の履歴が残るシステムで保存
  • 訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用
• 検索機能の確保：
  • 日付・金額・取引先で検索できること
  • 日付・金額は範囲指定で検索できること
  • 2つ以上の項目を組み合わせて検索できること
• 見読性の確保：ディスプレイや印刷で速やかに明瞭に表示できること

なお、売上高1,000万円以下の小規模事業者は、税務調査時にデータのダウンロードに応じられる場合、 検索要件が不要になる特例があります。

4. スキャナ保存の要件

紙の書類をスキャナ保存する場合は、以下の要件を満たす必要があります。

• 解像度：200dpi以上で読み取り
• カラー：重要書類はカラー画像で保存（一般書類はグレースケール可）
• タイムスタンプ：入力期限内にタイムスタンプを付与（または訂正削除の履歴管理）
• 入力期限：受領後おおむね7営業日以内（業務処理サイクル方式なら約2ヶ月以内）
• バージョン管理：訂正・削除の履歴が確認できること

5. 中小企業が最低限やるべきこと

コストをかけずに電子帳簿保存法に対応するための最低限のステップです。

1. 電子取引の洗い出し：メールで受け取る請求書、ECサイトの領収書、 クラウドサービスの利用明細など、自社の電子取引をリストアップ
2. 保存ルールの策定：ファイル名に「日付_取引先_金額」を付けるルールを作る （例：20240315_株式会社ABC_50000.pdf）
3. 保存場所の決定：社内サーバーのフォルダやクラウドストレージに 「年度別」「月別」のフォルダ構造を作成
4. 事務処理規程の作成：訂正・削除の防止に関する規程を作成 （国税庁のサンプルをカスタマイズすればOK）
5. 従業員への周知：新しい保存ルールを全従業員に周知し、運用を開始

6. 対応ツールの選び方

電子帳簿保存法に対応したツールを導入すると、保存要件を自動で満たすことができます。

• 会計ソフト連携型：freee、マネーフォワードなどの会計ソフトに電子保存機能が内蔵
• 書類管理専用ツール：書類の保存・検索・タイムスタンプに特化したサービス
• AI-OCRツール：紙の書類もAI-OCRで読み取り、自動で項目分類・検索可能な形で保存

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、すべての事業者にとって避けて通れない義務です。 まずは電子取引データの保存から対応を開始し、余裕があればスキャナ保存によるペーパーレス化も進めましょう。 AIツールを活用すれば、保存要件を自動で満たしながら効率的に書類管理を行うことができます。