退職届の書き方完全ガイド｜テンプレート・提出時期・注意点を徹底解説

退職届・退職願・辞表の違い

退職に関する書類は3種類あり、それぞれ意味と使い方が異なります。 間違えると意図しない結果になることがあるため、正確に使い分けましょう。

• 退職届：退職の意思を会社に「届け出る」書類。提出すると原則として撤回できません。一般的な会社員が使用する最も標準的な書類です
• 退職願：退職を「お願いする」書類。会社の承認を前提としており、承認前であれば撤回が可能です。円満退社を目指す場合に使われることが多いです
• 辞表：役員や公務員が役職を辞する際に使用する書類。一般社員は通常使いません

多くの企業では退職届の提出を求められるケースが一般的です。 就業規則を事前に確認し、会社のルールに沿った書類を準備しましょう。

退職届を提出するタイミング

民法第627条では、期間の定めのない雇用契約の場合、 退職届を提出してから2週間後に雇用契約が終了すると定められています。 ただし、実務上は以下のスケジュールが推奨されます。

1. 退職の1〜2ヶ月前：直属の上司に口頭で退職の意思を伝える
2. 上司との面談後：退職日を調整し、正式な退職届を作成
3. 退職日の1ヶ月前まで：退職届を提出（就業規則に従う）
4. 退職届提出後：業務引き継ぎを開始

就業規則で「退職の○ヶ月前までに届け出ること」と定められている場合は、就業規則のルールに従うのが円満退社の基本です。 ただし、法律上は2週間前の通知で退職する権利が保障されています。

退職届の書き方と必須記載項目

退職届に法律で定められたフォーマットはありませんが、以下の項目を必ず記載しましょう。

1. 表題：「退職届」と中央上部に記載
2. 書き出し：「私儀（わたくしぎ）」と右寄せで記載
3. 退職理由：自己都合の場合は「一身上の都合により」と記載。具体的な理由を書く必要はありません
4. 退職日：「令和○年○月○日をもって退職いたします」と明記
5. 届出日：退職届を提出する日付
6. 所属部署・氏名：正式な部署名とフルネーム。氏名の下に押印
7. 宛名：代表取締役社長の氏名（敬称は「殿」または「様」）

手書きとPC作成の違い

退職届は手書き・PC作成どちらでも有効です。 ただし、以下のポイントに注意しましょう。

• 手書きの場合：白い便箋（B5またはA4）に黒のボールペンまたは万年筆で記入。修正液は使用不可
• PC作成の場合：氏名だけは手書き＋押印が望ましいとされるケースも。会社の慣習に合わせましょう
• 封筒：白い無地の封筒を使用。表に「退職届」、裏に所属部署と氏名を記載

退職届テンプレート（手書き・PC対応）

縦書き（手書き向け）テンプレート

横書き（PC作成向け）テンプレート

テンプレートはあくまで一般的な例です。会社独自のフォーマットが指定されている場合は、 そちらに従って作成してください。

退職届の提出から退職日までの流れ

1. 上司に口頭で報告：まずは直属の上司にアポイントを取り、退職の意思を伝えます。いきなり退職届を出すのはマナー違反です
2. 退職日の調整：上司・人事部と相談し、引き継ぎ期間を考慮した退職日を決定します
3. 退職届の作成・提出：合意した退職日を記載し、直属の上司に手渡しで提出するのが基本です
4. 業務引き継ぎ：引き継ぎ書を作成し、後任者への引き継ぎを漏れなく行います
5. 有給休暇の消化：残りの有給休暇がある場合は、退職日までに計画的に消化しましょう
6. 退職手続き：社会保険・年金・退職金・離職票など、必要な手続きを人事部と確認します
7. 最終出勤日：貸与品の返却、デスク周りの整理、関係者への挨拶を行います

よくあるミスとトラブル回避法

1. 退職届と退職願を間違える

退職届は撤回が困難、退職願は承認前なら撤回可能です。退職の意思が固い場合は「退職届」を、 相談の余地を残したい場合は「退職願」を選びましょう。

2. 退職理由を詳しく書いてしまう

自己都合退職の場合、退職理由は「一身上の都合により」の一文で十分です。 人間関係や待遇への不満など、具体的な理由を記載する必要はありません。 書面に残ると後々トラブルの原因になる可能性もあります。

3. 提出先・提出方法を間違える

退職届は直属の上司に手渡しが原則です。 上司を飛び越えて人事部や社長に直接提出するのはマナー違反となります。 ただし、パワハラなどで上司に提出できない場合は、人事部に相談しましょう。

4. コピーを取っていない

退職届のコピーは必ず手元に保管しましょう。 「受け取っていない」と言われるトラブルを防ぐため、 提出日・提出相手のメモも残しておくと安心です。

退職届の電子化・デジタル管理

近年はリモートワークの普及に伴い、退職届の電子提出を認める企業も増えています。 メールやワークフローシステムでの提出が可能な場合は、以下のポイントに注意しましょう。

• PDFで提出：Word等の編集可能な形式ではなく、PDF形式で送付するのが安全です
• 電子署名の活用：電子署名を付与することで、本人確認の証跡を残せます
• 送信記録の保管：メールの送信日時やシステムのログを保存しておきましょう

人事部門にとっても、退職届のデジタル管理は保管スペースの削減と検索性の向上につながります。 書類管理のデジタル化を検討している企業は、マカセルの書類デジタル化サービスをご活用ください。

まとめ

退職届は、雇用契約の終了を正式に通知する重要な書類です。退職届・退職願・辞表の違いを理解し、正しい書式と手順で提出することが、 円満退社への第一歩となります。

提出のタイミングは就業規則を確認のうえ、1〜2ヶ月前に上司へ口頭報告→退職届提出→引き継ぎの流れが理想的です。退職理由は「一身上の都合」で統一し、 コピーの保管も忘れずに行いましょう。

退職届をはじめとするビジネス書類の作成・管理でお困りの方は、マカセルの書類作成支援サービスにご相談ください。テンプレートの提供からデジタル管理まで、幅広くサポートいたします。