残業申請書の書き方完全ガイド｜テンプレート・36協定との関係・電子化まで徹底解説

「残業申請書のフォーマットがわからない」「上司に提出する残業申請書の書き方を知りたい」「36協定との関係は？」——働き方改革関連法の施行以降、残業の事前申請制度を導入する企業が急増しています。しかし、申請書の書き方が曖昧なために、労務管理上のリスクを抱えている企業も少なくありません。この記事では、残業申請書の正しい書き方からテンプレート、36協定との関連、電子化のメリットまで実務で使える完全ガイドとしてお届けします。

残業申請書とは？目的と法的背景

残業申請書の目的

残業申請書とは、従業員が所定労働時間を超えて勤務する際に事前に提出する書類です。主な目的は以下の3つです。

• 労働時間の適正管理：だらだら残業を防止し、業務効率を向上させる
• 法令遵守：36協定の上限時間を超えないよう管理する
• コスト管理：残業代（割増賃金）の予算管理を可能にする

法的背景：働き方改革と残業規制

2019年4月（中小企業は2020年4月）に施行された働き方改革関連法により、 時間外労働の上限が法律で規定されました。 原則として月45時間・年360時間が上限となり、 これを超える場合は特別条項付き36協定が必要です。 残業申請書は、この上限規制を現場で確実に守るための重要なツールです。

残業申請書の必須記載項目

基本項目

残業申請書には以下の項目を必ず記載します。

• 申請日：残業を行う前の日付（事前申請が原則）
• 申請者氏名・所属部署：誰がどの部署で残業するか
• 残業予定日：実際に残業を行う日付
• 予定時間：開始時刻〜終了時刻（例：18:00〜20:00）
• 残業理由：具体的な業務内容と理由
• 承認者欄：上長の署名・捺印またはシステム承認

残業理由の書き方

残業理由は「○○のため」という曖昧な記述を避け、具体的に書くことが重要です。

• ✕「業務が終わらないため」
• ○「A社向け提案書の修正（3月5日提出期限）のため、資料のグラフ作成と最終チェックを行う」

具体的に書くことで、上長が残業の必要性を判断しやすくなり、 不要な残業の抑制にもつながります。

残業申請書テンプレート（Excel・Word対応）

基本テンプレートの構成

以下は一般的な残業申請書のテンプレート構成です。自社の就業規則に合わせてカスタマイズしてください。

休日出勤の場合

休日出勤を伴う場合は、上記に加えて「振替休日の取得予定日」を記載する欄を設けましょう。 法定休日（通常は日曜日）の出勤は割増率が35%以上となるため、 法定休日か所定休日かを区別できる書式にすることが重要です。

記載例と書き方のポイント

部署別の記載例

営業部の例：「3月度決算に伴う売上集計データの確認・修正作業。経理部への提出期限が3月5日のため、データ突合と報告書作成を行う（予定2時間）」

開発部の例：「〇〇システムのリリース前最終テスト。3月10日のリリースに向けた結合テストの未完了項目（5件）を消化するため（予定3時間）」

管理部の例：「年度末の人事評価シート集約・取りまとめ。各部署からの提出物の最終確認と評価会議資料の作成を行う（予定1.5時間）」

書き方の注意点

• 事前申請を原則に：やむを得ず事後申請になった場合は、翌営業日中に提出するルールを設ける
• 予定時間は現実的に：「念のため長めに申請」を許容すると制度が形骸化する
• 実績との照合：申請時間と実際の退勤時間に大きな乖離がないか、月次でチェックする

36協定との関係と上限規制

36協定の基本

労働基準法第36条に基づく労使協定（36協定）を締結・届出しなければ、 そもそも法定労働時間（1日8時間・週40時間）を超えて働かせることはできません。 残業申請書は、この36協定で定めた上限を現場レベルで管理するための仕組みです。

上限時間の管理

残業申請書の承認時に、当月の累計残業時間を確認する仕組みを組み込みましょう。 月45時間に近づいた従業員にはアラートを出し、 上限超過を未然に防ぐことが重要です。 年間360時間の上限も含め、管理表と連動させるのが理想的です。

申請・承認フローの設計

標準的なフロー

残業申請の承認フローは以下の流れが一般的です。

1. 従業員が残業申請書を作成・提出（原則として残業予定日の前日まで）
2. 直属の上長が業務内容・必要性を確認し、承認または差し戻し
3. 承認された場合、人事・労務担当が累計時間を記録
4. 月末に実績との照合を行い、乖離があれば是正指導

承認権限の明確化

「誰が承認するか」を就業規則で明確にしておきましょう。 一般的には直属の上長（課長・部長）が承認しますが、 月30時間を超える場合は人事部長の承認を追加するなど、 段階的な承認ルールを設けている企業もあります。

残業申請の電子化・AI活用

紙からデジタルへ

紙の残業申請書は、紛失リスク・集計作業の手間・保管コストなど多くの課題があります。クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、 スマートフォンから申請・承認が完結し、累計時間の自動計算も可能になります。

AI-OCRで既存の紙申請書をデジタル化

すでに大量の紙の残業申請書がある場合は、AI-OCRを活用してデジタル化することも可能です。 手書きの申請書でも高精度で読み取り、データベースに自動登録できます。まかせる書類なら、 中小企業でも手頃な価格で紙書類のデジタル化を始められます。

まとめ

残業申請書は、働き方改革時代の労務管理に欠かせない重要書類です。 適切なフォーマットで運用することで、 法令遵守・コスト管理・従業員の健康管理を同時に実現できます。

ポイントは「具体的な理由の記載」「事前申請の徹底」「36協定との連動」「電子化による効率化」の4つです。 この記事のテンプレートと記載例を参考に、 自社に合った残業申請制度を整備してみてください。