会社で保管が必要な書類の法定保管期間を一覧表で整理。税務書類・労務書類・契約書など種類別に解説し、期限切れ書類の安全な廃棄方法とデジタル化による管理効率化のポイントをまとめました。
【一覧表あり】書類の法定保管期間まとめ
期限切れ書類の正しい廃棄方法も解説
「この書類、もう捨てていいの？」——そんな疑問を解消する、法定保管期間の完全ガイド。 税務・労務・会社法など根拠法別に整理し、期限切れ後の安全な廃棄方法まで解説します。
📑 この記事でわかること
- ✅ 主要書類の法定保管期間一覧（税務・労務・会社法）
- ✅ 保管期間の起算日の考え方
- ✅ 期限切れ書類の安全な廃棄方法
- ✅ デジタル化で保管コストを削減する方法
- ✅ 保管期間管理を自動化するポイント
なぜ書類の保管期間を正しく知る必要があるのか
企業が扱う書類には、法律で保管期間が定められているものが多数あります。 保管期間を守らないと、税務調査での追徴課税や労基署の指導、さらには訴訟リスクにつながる可能性があります。
一方で、不要な書類を溜め込み続けると保管スペースのコストが増大し、 必要な書類を探す時間も増えます。「何を」「いつまで」保管し、「いつ」廃棄するかを 明確にすることが、効率的な書類管理の第一歩です。
⚠️ 保管期間違反のリスク
- • 税務書類の廃棄 → 青色申告の取り消し、推計課税のリスク
- • 労務書類の廃棄 → 30万円以下の罰金（労働基準法120条）
- • 契約書の早期廃棄 → 紛争時に証拠として提示できない
【税務関連】書類の法定保管期
間一覧
税務関連の書類は、法人税法・所得税法・消費税法により保管期間が定められています。 基本は7年間ですが、欠損金の繰越控除を利用する場合は10年間の保管が必要です。
| 書類の種類 | 保管期間 | 起算日 | 根拠法 |
|---|---|---|---|
| 仕訳帳・総勘定元帳 | 7年（10年※） | 事業年度の確定申告書の提出期限の翌日 | 法人税法施行規則59条 |
| 現金出納帳・固定資産台帳 | 7年（10年※） | 同上 | 法人税法施行規則59条 |
| 請求書・領収書 | 7年（10年※） | 同上 | 法人税法施行規則59条 |
| 見積書・注文書 | 7年（10年※） | 同上 | 法人税法施行規則59条 |
| 納品書 | 7年（10年※） | 同上 | 法人税法施行規則59条 |
| 契約書（税務関連） | 7年（10年※） | 同上 | 法人税法施行規則59条 |
| 給与所得者の扶養控除等申告書 | 7年 | 提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日 | 所得税法施行規則76条の3 |
| 源泉徴収簿 | 7年 | 同上 | 所得税法施行規則76条の3 |
※10年保管について：2018年4月1日以降に開始する事業年度から、欠損金の繰越控除期間が10年に延長されたため、 青色申告法人で欠損金が発生した事業年度の帳簿書類は10年間保管が必要です。 迷ったら10年保管がおすすめです。
【労務関連】書類の法定保管期間一覧
労務関連書類は、労働基準法により原則5年間（当面の経過措置で3年間）の保管が義務付けられています。 2020年の法改正で保管期間が3年から5年に延長されましたが、経過措置として当面は3年でも可とされています。
| 書類の種類 | 保管期間 | 起算日 | 根拠法 |
|---|---|---|---|
| 労働者名簿 | 5年（当面3年） | 労働者の退職・死亡の日 | 労基法107条・109条 |
| 賃金台帳 | 5年（当面3年） | 最後の記入をした日 | 労基法108条・109条 |
| 出勤簿・タイムカード | 5年（当面3年） | 最後の記入をした日 | 労基法109条 |
| 雇用契約書 | 5年（当面3年） | 労働者の退職・死亡の日 | 労基法109条 |
| 解雇通知書 | 5年（当面3年） | 退職の日 | 労基法109条 |
| 36協定届 | 5年（当面3年） | 有効期間満了の日 | 労基法109条 |
| 健康診断個人票 | 5年 | 作成日 | 安全衛生規則51条 |
| 雇用保険の被保険者に関する書類 | 4年 | 完結の日 | 雇用保険法施行規則143条 |
| 労災保険に関する書類 | 3年 | 完結の日 | 労災保険法施行規則51条 |
💡 実務上のポイント：経過措置で「当面3年」とされていますが、いつ5年に完全移行するか未定のため、 新規保管分は5年を基準にしておくのが安全です。
【会社法関連】書類の法定保管期間一覧
| 書類の種類 | 保管期間 | 起算日 | 根拠法 |
|---|---|---|---|
| 定款 | 永久保管 | — | 会社法 |
| 株主総会議事録 | 10年 | 総会の日 | 会社法318条 |
| 取締役会議事録 | 10年 | 取締役会の日 | 会社法371条 |
| 計算書類・附属明細書 | 10年 | 作成日 | 会社法435条・442条 |
| 会計帳簿・事業に関する重要資料 | 10年 | 帳簿閉鎖の時 | 会社法432条 |
| 株主名簿 | 永久保管（名義書換請求書は閉鎖後5年〜20年） | — | 会社法125条 |
| 組織変更等に関する書類 | 6ヶ月 | 効力発生日 | 会社法各条文 |
【その他】知っておきたい保管期間
| 書類の種類 | 保管期間 | 備考 |
|---|---|---|
| 産業廃棄物管理票（マニフェスト） | 5年 | 交付の日から |
| 建設業の営業に関する帳簿 | 5年（発注者分は10年） | 帳簿の閉鎖日から |
| 製造物責任（PL）関連書類 | 10年以上推奨 | 製造物の引渡しから10年が時効 |
| 個人情報の取扱い記録 | 3年 | 個人情報保護法 |
| 電子取引データ | 7年（10年※） | 電子帳簿保存法。改ざん防止措置が必要 |
保管期間の「起算日」を正しく理解する
保管期間でよくある間違いが起算日の勘違いです。 「7年保管」と聞くと書類の作成日から7年と思いがちですが、多くの場合は違います。
税務書類の起算日
確定申告書の提出期限の翌日から起算。3月決算法人なら、5月31日の翌日（6月1日）から7年間。つまり書類の日付から約7年2ヶ月〜8年2ヶ月の保管が必要になることも。
労務書類の起算日
書類によって異なる。労働者名簿は「退職・死亡の日」、賃金台帳は「最後の記入日」から起算。在職中の従業員の書類は保管期間が進行しない点に注意。
会社法書類の起算日
議事録は「会議の日」、計算書類は「作成日」から起算。定款・株主名簿は永久保管のため起算日の概念なし。
期限切れ書類の正しい廃棄方法
保管期間を過ぎた書類は、情報漏洩を防ぎつつ適切に廃棄する必要があります。 以下の手順を推奨します。
廃棄リストの作成
廃棄対象の書類名、保管期間、起算日、廃棄可能日を一覧にまとめます。複数人でダブルチェックし、誤廃棄を防ぎます。
責任者の承認
総務部長や管理者の承認を得てから廃棄を実行します。承認記録は廃棄証明として保管しましょう。
安全な廃棄方法の選択
社内シュレッダー（クロスカット推奨）、溶解処理業者への委託、焼却処理のいずれかを選択。機密性の高い書類は溶解処理が最も安全です。
廃棄証明書の取得・保管
処理業者から廃棄証明書（溶解証明書）を受け取り、少なくとも数年間保管します。「確かに廃棄した」という証拠になります。
デジタル化で保管コストと管理負担を削減
紙での保管は場所も手間もかかります。電子帳簿保存法に対応した形でデジタル化すれば、 物理的な保管スペースを削減しながら、検索性の向上と保管期間の自動管理が実現できます。
📦
保管コスト削減
段ボール箱、保管倉庫のレンタル料が不要に。10年保管の書類が多い企業ほど効果大。
🔍
検索性の向上
AI-OCRでテキスト化すれば、日付・金額・取引先名で瞬時に検索可能。税務調査対応もスムーズ。
⏰
保管期間の自動管理
デジタル管理なら保管期限を自動通知。廃棄漏れ・早期廃棄のリスクを低減。
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災害対策
クラウド保存で火災・水害からも書類を守れる。BCP対策としても有効。
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まかせる書類を詳しく見る →【実務チェックリスト】書類保管のベストプラクティス
- 書類の種類ごとに保管期間と起算日を一覧表にまとめている
- 迷ったら長い方の保管期間を採用している（7年 vs 10年なら10年）
- 年に1回、廃棄対象書類の棚卸しを実施している
- 廃棄時は責任者の承認を必ず得ている
- 廃棄証明書を取得・保管している
- 電子帳簿保存法に対応したデジタル保管を導入（または検討）している
- 紙の原本とデジタルデータの二重管理を解消する計画がある
- 従業員に保管ルールを周知している
まとめ
- 📌税務書類は7年（欠損金繰越なら10年）が基本
- 📌労務書類は5年（経過措置で当面3年）
- 📌会社法書類は10年〜永久保管
- 📌起算日は「作成日」ではなく法律ごとに異なるので要注意
- 📌デジタル化で保管コスト削減＋検索性向上＋自動管理が可能
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